สรุปหนังสือ Storytelling with Data : 6 เทคนิคถ่ายทอดเรื่องราวด้วยข้อมูล

#ReadersGarden เล่มที่ 71

อย่างที่คำนำหนังสือ Storytelling with Data เล่มนี้กล่าวไว้ว่า “เราทุกคนล้วนเคยตกเป็นเหยื่อของสไลด์ที่ไร้คุณภาพ การนำเสนอที่ทำให้รู้สึกเหมือนถึงชนแล้วหนี ทิ้งให้เราต้องงงงวยเพราะฟอนต์ สีสัน สัญลักษณ์และไฮไลต์สับสนประเดประดัง… ตลอดจนแผนภูมิหรือตารางในสื่อที่สร้างความสับสนและเข้าใจผิด” – ลาสซ์โล บอค (Laszlo Bock) อดีตรองประธานอาวุโสฝ่ายปฏิบัติการบุคคลของ Google และผู้เขียนหนังสือ Work Rules!

บางคนอาจเคยตกเป็นเหยื่อและเป็นผู้กระทำซะเอง (รวมถึงซิสด้วย) มีข้อมูลมากมายที่อยากจะเล่าเต็มไปหมด แต่พื้นที่สไลด์และเวลานำเสนอมีจำกัด ถ้าฝืนยัดเยียดข้อมูลไปเยอะๆ เราก็เล่าได้ไม่ครบ ผู้ฟังก็สับสน

ภายในเวลานำเสนออันจำกัด ความจำกับความอดทนของผู้รับสารที่มีจำกัด และข้อมูลมหาศาล เราจะถ่ายทอดเรื่องราวด้วยข้อมูลอย่างไรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด? หนังสือ Storytelling with Data ปกสีน้ำเงินอันโด่งดังเล่มนี้จะช่วยเราเอง! เขียนโดยคุณโคล นุสบาเมอร์ นาฟลิก (Cole Nussbaumer Knaflic) นักวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรของบริษัท Google และเป็นนักถ่ายทอดเรื่องราวด้วยข้อมูล

อ่านสนุกมาก อ่านไปฝึกทำข้อมูลตามหนังสือไป เห็นผลลัพธ์เลยว่าเราสามารถเรียบเรียงเรื่องราวที่นำเสนอได้ดีขึ้น สไลด์เป็นระเบียบและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ดังนั้นใครที่อยากจะพัฒนาการทำข้อมูลให้เข้าใจง่ายขึ้น สื่อสารได้ตรงจุด ตอบโจทย์ ตรึงใจ นี่เป็นหนังสือที่คุณคู่ควรเลยค่ะ โดยมี 6 เทคนิคการถ่ายทอดเรื่องราวด้วยข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพดังนี้ค่ะ

1. ทำความเข้าใจบริบทที่จำเป็นต่อการสื่อสาร

จุดเริ่มต้นก่อนลงมือทำสไลด์นำเสนอคือ ทำความเข้าใจบริบทของการสื่อสาร 3 ประการ ได้แก่ ใคร อะไร และอย่างไร

✦ ใคร หมายถึง กลุ่มผู้รับสารเป็นใคร มีความรู้ในเรื่องที่เราจะนำเสนอมากน้อยแค่ไหน มีความสัมพันธ์อย่างไรกับเรา การคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้จะทำให้เราสื่อสารได้ตรงใจผู้รับสารมากขึ้น 

✦ อะไร หมายถึง เราต้องการให้ผู้รับสารรู้ข้อมูลอะไรและทำอะไรต่อ เช่น ให้ตัดสินใจจากตัวเลือก, ให้ช่วยกันระดมความคิด, ให้รับรู้ความก้าวหน้าในโปรเจกต์งาน เป็นต้น

✦ อย่างไร หมายถึง มีข้อมูลอะไรบ้างที่จะสนับสนุนเรื่องราวการเล่าของคุณ แล้วจะนำเสนอออกมาในรูปแบบอย่างไร

เมื่อเรารู้ทั้ง 3 บริบทแล้ว ให้ลองเขียนสตอรีบอร์ดเรื่องราวที่อยากนำเสนอ วิธีนี้ช่วยให้เราเรียบเรียงเนื้อเรื่องที่อยากเล่าก่อน จะได้ทำสไลด์เท่าที่จำเป็นและรู้ว่าต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง ลองนึกเล่นๆ ว่า ถ้าเรามีเวลานำเสนอเพียง 3 นาที เราจะต้องเล่าอะไรบ้างถึงจะสื่อสารได้ครบถ้วนตรงประเด็น วิธีนี้จะทำให้เรารู้ว่าควรจัดลำดับความสำคัญของเรื่องราวอย่างไร

2. เลือกสื่อที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อเรารู้ว่าต้องมีข้อมูลอะไรในสไลด์บ้าง ให้นำข้อมูลมาแปลงเป็นภาพ (Data Visualization) ไม่ว่าจะเป็นแผนภาพ ตาราง หรือข้อความสั้นๆ เพื่อให้ผู้รับสารเข้าใจง่ายและเร็วขึ้น แต่หากเลือกสื่อผิดหรือตกแต่งมากเกินไปก็อาจให้ผลตรงกันข้ามได้

คุณโคลแนะนำแผนภาพที่เธอใช้บ่อยที่สุดและครอบคลุมทุกการเล่าเรื่องไว้ทั้งหมด 12 แผนภาพ ซึ่งซิสขอรวมแผนภูมิแท่งแนวตั้งและแนวนอนเข้าไว้ด้วยกัน ดังนั้นจะเหลือ 10 ประเภทดังนี้ค่ะ

1. ข้อความสั้นๆ (simple text): เหมาะกับกรณีที่ต้องการนำเสนอตัวเลขสำคัญ 1-2 ตัวเลข
2. ตาราง (table): ข้อดีของตารางคือสามารถใส่ข้อมูลจำนวนมากได้เป็นระเบียบ อ่านง่าย แต่ผู้รับสารจะถูกดึงดูดให้อ่านตารางอัตโนมัติและอาจไม่ได้ตั้งใจฟังสิ่งที่เรากำลังเล่าได้ ดังนั้นลองพิจารณาว่าจำเป็นต้องแสดงข้อมูลในตารางทั้งหมดหรือไม่ หรือนำตารางไปใส่ไว้ในภาคผนวกแทนได้
3. ฮีตแมป (heatmap): ใช้สีในตารางเพื่อดึงดูดสายตา ทำให้ระบุตัวเลขที่สำคัญได้รวดเร็วและเข้าใจง่ายขึ้น เช่น สีเขียวคือผลลัพธ์ดี สีแดงคือผลลัพธ์แย่ เป็นต้น
4. แผนภูมิกระจาย (scatterplot): หาความสัมพันธ์ของข้อมูลที่มี 2 ตัวแปร 
5. กราฟเส้น (line): เหมาะสำหรับแสดงการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลตามช่วงเวลา เช่น ยอดขายรายสัปดาห์, จำนวนลูกค้ารายปี เป็นต้น
6. กราฟความชัน (slopegraph): เหมาะสำหรับเปรียบเทียบข้อมูล 2 ประเด็นหรือ 2 ช่วงเวลา ต้องการแสดงความสัมพันธ์ของการเพิ่มลดให้เห็นอย่างรวดเร็ว
7. แผนภูมิแท่ง (bar): เหมาะสำหรับเปรียบเทียบข้อมูลจำนวน 1-2 ชุดข้อมูล สามารถทำได้ทั้งแนวตั้งและแนวนอน
8. แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน (stacked bar): เหมาะสำหรับการเปรียบเทียบข้อมูลที่ต้องการให้เห็นข้อมูลย่อย สามารถทำได้ทั้งแนวตั้งและแนวนอน
9. แผนภูมิน้ำตก (waterfall): เหมาะสำหรับนำเสนอจุดเริ่มต้นของข้อมูล การเพิ่มและลด ตลอดจนผลลัพธ์ในตอนท้าย
10. แผนภูมิพื้นที่ (square area): เหมาะสำหรับนำเสนอข้อมูลที่มีค่าแตกต่างกันอย่างมหาศาล

นอกจากนี้คุณโคลยังแนะนำให้หลีกเลี่ยงแผนภูมิวงกลม, ภาพสามมิติ และการใช้แกน Y สองเส้น เพราะทำให้การตีความหรือเปรียบเทียบข้อมูลเป็นเรื่องยาก

3. ตัดน้ำให้เหลือแต่เนื้อ

ประเด็นหลักคือ องค์ประกอบไม่สำคัญ = ภาระทางการรับรู้ บางคนคิดว่ายิ่งข้อมูลเยอะ สไลด์เยอะ ยิ่งดูเตรียมตัวมาดีและน่าเชื่อถือ แต่ที่จริงแล้วยิ่งข้อมูลเยอะ ผู้รับสารยิ่งสับสนว่าควรโฟกัสจุดไหน รวมถึงคนนำเสนออย่างเราอาจจะเล่าประเด็นสำคัญได้ไม่หมด ดังนั้นให้ตัดน้ำหรือข้อมูลที่ไม่สำคัญออก

สำหรับข้อมูลที่จำเป็นแต่ไม่ใช่เนื้อหาสำคัญ สามารถใส่ไว้ในภาคผนวกแทน หรือจดโน้ตไว้และเล่าปากเปล่าแทน นอกจากนี้ข้อมูลควรเป็นสิ่งที่โดดเด่น ไม่ใช่องค์ประกอบรอบๆ อย่างเช่น ขอบตาราง, แกนกราฟ ดังนั้นควรใช้กรอบและแกนสีอ่อนหรือตัดออกไปเลยเพื่อให้ข้อมูลโดดเด่นขึ้น

สุดท้ายจงปล่อยวางกับพื้นที่ว่างในสไลด์ บางคนไม่อยากให้มีพื้นที่ว่าง เลยใส่ข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือตกแต่งจนเต็มสไลด์ แต่นั่นอาจทำให้ผู้รับสารหลุดโฟกัสได้ เชื่อเถอะว่า ‘น้อยแต่มาก’ ย่อมดีกว่า – ใส่ข้อมูลน้อยเท่าที่จำเป็น แต่ได้ประโยชน์และเข้าใจง่ายมากขึ้น

4. มุ่งเน้นจุดสนใจที่ต้องการ

ทุกสไลด์ย่อมมีจุดไฮไลท์ที่เป็นประเด็นหลัก เราสามารถตรึงความสนใจไปที่ไฮไลท์นั้นด้วยการสร้างตัวบ่งชี้การมองเห็น (visual cue) เช่น ใช้สีสัน, ตัวหนา, ตัวเอียง, ขนาด, ขีดเส้นใต้, ไฮไลท์, การจัดวางตำแหน่ง เป็นต้น

5. คิดอย่างนักออกแบบ

คุณโคลให้เทคนิคการออกแบบด้วยหลัก 4A ไว้ดังนี้

1. ข้อบ่งชี้การใช้งาน (Affordance): ทำให้ผู้รับสารรู้ว่าสไลด์นี้ต้องการจะสื่ออะไร นำไปใช้งานอย่างไร โดยข้อมูลไม่ได้สำคัญเท่ากันหมด ดังนั้นกำหนดลำดับความสำคัญของข้อมูลให้ชัดเจน ควรขับเน้นองค์ประกอบสำคัญให้โดดเด่น กำจัดสิ่งที่เบี่ยงเบนความสนใจ ส่วนข้อมูลที่จำเป็นแต่ไม่ใช่ประเด็นหลักให้ปรับเป็นข้อมูลพื้นหลัง ส่วนรายละเอียดไม่จำเป็นแต่ต้องแจ้งให้ทราบ ให้สรุปสั้นๆ
2. การเข้าถึงได้ (Accessibility): การออกแบบให้ผู้รับสารหลากหลายประเภทสามารถเข้าใจข้อมูลและนำไปใช้งานต่อได้ ดังนั้น Simple is the best น้อยแต่มาก เรียบแต่โก้ อย่าทำให้ซับซ้อนเกินไป อ่านง่าย ใช้ภาษาตรงไปตรงมา 
3. สุนทรียศาสตร์ (Aesthetics): คนเราจะมองว่าการออกแบบที่ ‘สวยงาม’ นั้นใช้งานง่ายกว่า รวมถึงมีแนวโน้มที่จะอยากใช้เวลาอ่านสไลด์หรือตั้งใจรับฟังมากกว่า รวมถึงการออกแบบสวยงามยังถูกนำไปใช้งานต่อได้ทันทีและถูกแบ่งปันข้อมูลไปให้คนอื่นได้มากกว่า
4. การยอมรับ (Acceptance): การออกแบบจะถือว่ามีประสิทธิภาพเมื่อได้รับการยอมรับจากกลุ่มผู้รับสารเป้าหมาย โดยทำให้เป็นถึงประโยชน์ของข้อมูลที่นำเสนอ

6. ถ่ายทอดเรื่องราว

เมื่อเตรียมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการถ่ายทอดเรื่องราวให้ผู้รับสาร โดยคุณโคลแนะนำเทคนิค Bing Bang Bongo สำหรับเล่าเรื่อง ซึ่งประยุกต์มาจากเทคนิคการเขียนเรียงความที่ได้มาจากคุณครูสมัยมัธยมต้น เธอเองก็จำไม่ได้แล้วว่าแต่ละคำมีที่มาจากอะไร แต่ประเด็นสำคัญคือการเขียนเรียงความควรมี 3 ส่วน ได้แก่ Bing (เกริ่นนำ), Bang (เนื้อเรื่อง), Bongo (สรุป) เหมือนกับหลักการเขียนเรียงความของไทยเลย ซึ่งการเล่าเรื่องราวก็ควรมี 3 ส่วนนี้เช่นกัน

✦ Bing (เกริ่นนำ): ว่าจะนำเสนอเรื่องราวอะไร มีที่มาจากอะไร มีเป้าหมายอย่างไร 

✦ Bang (เนื้อเรื่อง): ประเด็นหลักของเรื่องราว

✦ Bongo (สรุป): บทสรุปของเนื้อหา ทบทวนประเด็นสำคัญ และสิ่งที่ต้องทำต่อจากการนำเสนอในครั้งนี้

ซื้อหนังสือ: นายอินทร์, SE-ED, Kinokuniya

ในหนังสือยังมีกรณีศึกษาการถ่ายทอดเรื่องราวและการปรับแผนภาพให้อ่านง่ายขึ้นอีกหลายสิบตัวอย่าง ซึ่งเราสามารถทำตามได้ง่ายและเห็นผลลัพธ์จริงว่าสไลด์อ่านง่ายขึ้น สวยงามและดูมืออาชีพมากขึ้น ใครที่อยากพัฒนาการสื่อสารด้วยข้อมูล การทำสไลด์และรายงานที่ต้องทำข้อมูลเยอะๆ แนะนำเล่มนี้มากๆ เลยค่ะ